特にムダな会議は率先して排除して来たんだけれど、他にも取り組んできたことがあるから、ご紹介するね。
どうしても仕方がないとき以外は定時退社を心がけて、自分の時間を確保するようにしてみてね。
『エッセンシャル思考』という本を基に、「やらないことリスト」を作成することで「何を」やるかも考えていただきたいです。
１．「仕事の8割はムダ」と意識する
ここでお話しすることは、理想論ではあります。
実際に実行できるかは別ですが、心がけるだけで変わってくると思います。
定時退社のために一番必要なのは、自分の仕事に対する意識を変えることです。
「仕事の8割はムダ」だと考え、なるべくやらないようにする意識が大切でしょう。
どんなに仕事が速い人でも、ムダなことまでやっていたら、定時退社は難しいです。
どれだけムダなことを止められるかがポイントとなります。
ムダなことを止めるためには、『エッセンシャル思考』（グレッグ・マキューン著）という本を一読し、仕事に対する意識を変えるといいでしょう。
ムダなことを止めるために、意識を変える！
- 大事なものはめったにない
- 仕事の8割は大切ではない☜パレートの法則
- より少ない時間で、より良いパフォーマンスを残す
- なんでもできるが、全部はやらない
- 全て自分がやろうとしない
- 任された仕事は断ってもよい
- 仕事量が多いのは、自分が仕事ができるからではない
真面目な人は、「やるべきこと」を増やしてしまう傾向にあるでしょう。
完璧さを求めて、重要ではないことまでやってしまうでしょう。
また、責任感があるため、任された仕事を自分一人でやってしまったりします。
ですが、他の人がやった方が良くできたり、他の人に任せた方が早く終わることもあるでしょう。
単なる丸投げはよくありませんが、お願いするタイミングには気を付けて、他の人にできるだけ任せてしまいましょう。
また、実際はやらないですむ仕事もあるでしょう。
やるべきだと納得したときのみやることにし、やる必要がないと思う場合は、その理由を説明するといいでしょう。
他の人に任せられることはなるべく任せてしまい、何か仕事を任されたときは、本当にやる必要があるのか考えてみる必要があります。
本当に大切なことをやるようにすれば、自分だけではなく、会社にとってもプラスです。
- 定時退社に大切なのは、ムダを省く意識
- 仕事は取捨選択する
- 大切な仕事は2割だけ
- 大切な仕事だけをより良くこなす
２．会議はできるだけ出席しない
できる限り、会議は断って出席しません。
会議が仕事のムダの最たるもので、ムダな会議がなくなれば、残業が無くなる可能性が高いと思っています。
（１）ムダな会議なら断わる
ムダな会議の特徴を認識しておけば、断ってもいいかもと判断できるでしょう。
こんな会議は断ってもいいかも？
- 集まる価値があるのか分からない会議（メールの情報共有ですむかも？）
- 議題のない会議（何が決まったら終わりになるのか分からないと、長引く）
- 会議で決まったことが明確にならない会議（会議をする意味がない）
たとえば、定例会議などは、単に昔からやってきただけのことが多いので、やる意味があるのかを確かめます。
また、自分が出席する意味があると思えない会議は、出席しないといけないのか聞いてみて、自分の発言が求められるものだけ出席するようにします。
あとから結論とやるべきことをメールで共有してもらうだけですむことも多いのが、会議というものでしょう。
特に、話し好き、アドバイス好きの管理職がいる場合は、会議の回数も時間も膨張しがちなので、少しあからさまに会議を拒否しても良いかもしれません（ただし、機嫌を損ねないように注意）。
（２）会議を改善する
ムダではない会議でも、改善はしていきましょう。
時間の大幅な節約につながったり、やった甲斐がある効果の高いものになるでしょう。
改善して、効果的な会議にしましょう
- 最初に、何が決まれば会議が終わるのか明確にする
- 随時、何が決まったのか、決まったことを基に、誰が・いつまでに・何をするのか、認識のすり合わせをする
- 会議終了後に、議事録をメールで参加者に送る
結局何のための会議なのかが分からなくならないように、そしてダラダラと会議が進まないようにしましょう。
ホワイトボードに、会議の終了予定時刻、会議の議題（アジェンダ）は書いておきましょう。
そして、決まったことや、決まったことを基に、誰が・いつまでに・何をするのかを話し終えるたびにホワイトボードに追加していきましょう。
- ムダな会議は断って参加しない
- やるべき会議でも改善して、さらに効果の高いものにする
- どうしてもムダな会議に出席しなければならない場合、自分の仕事を内職する。
- ムダな会議の場合は、ムダな時間が多いので、同時並行も十分可能。
３．判断を後回しにしない
電話やメールで仕事の依頼があった時には、すぐに以下のどれかに振り分ける判断をします。
依頼は3つに振り分ける
- すぐ断る
- すぐ対応する
- やるべきことリストに入れる
（１）すぐ断る
断れるものは、どんどん断ってしまいます。
ここで何でも受け入れてしまうと、どんどん仕事が増えていきます。
とはいえ、むやみに断ればいいわけではなく、相手に説明ができる理由がある場合のみです。
（２）すぐ対応する
すぐにできそうなことであれば、すぐに対応してしまいます。
単にメールで返事をすればすむようなものであれば、返事をしてしまいます。
後回しにすると忘れてしまうかもしれませんし、思い出すのにもう一度メールを読み直すなど、時間がかかります。
（３）やるべきことリストに入れる
断れず、しかも、すぐに対応できなかったものだけを「やるべきことリスト」に入れます。
なるべく断るようにしていれば、「やるべきことリスト」に入るものは多くないはずです。
この「やるべきことリスト」は、具体的に行動に移せるよう、タスクに分解しておきます。
「やるべきことリスト」のポイント
- いつまでにやるのか期限を明確に
- 他の人が関わるかどうかを明確に（会議の設定などが必要か？）
- 必要な資料を明確に（どんなデータが必要か？）
- 依頼はすぐに3つに分け、判断を後回しにしない。
- 後から思い出す時間がもったいないし、忘れる可能性が高いため。
４．時間管理を徹底する
定時で退社すると決めたのでしたら、時間管理を徹底する必要があるでしょう。
朝出社したら、一日のスケジュールを作成することにするといいでしょう。
30分単位で「やるべきことのタスク」を書き込んでいきます。
スケジュール作成のポイント
- 優先度の高いタスクから終えられるようにする
- 頭を使う仕事は、なるべく午前中にすませてしまう
- ランチの後は眠いので、人と話すなど、眠くならない工夫をする
- 予定通りにいかなかったときのため、予備の時間を設ける
- 残業にならないよう、後回しにできそうなものは後日に回す
スケジュールに従って、30分単位で仕事の進捗を確かめます。
30分単位でタイマーを鳴らしてもいいですし、リマインダー機能でパソコン画面に時間が表示されるようにしてもいいですね。
30分ごとにやることを区切って時間を意識するのは、「ポモドーロ・テクニック」という有名な時間管理術です。
30分ではなくても、たとえば1時間でもいいのですが、ダラダラと時間が過ぎないようにするのがポイントです。
スケジュールを作ることで、以下のようなことが可能になる。
- その時間にやるべきタスクに集中できる
- 優先順位を考えて進められる
- 時間を意識できる
結果として、残業をせず、定時退社できるようになる。
以上、「サラリーマンのための定時退社術【資格の勉強や副業の時間を確保するために】」でした。
これで残業が減って、資格の勉強や副業のための時間が確保できそうだよ。
仕事は早く終わらせて、自分の人生を豊かにするような自己投資や副業などができれば、それは仕事にも良い相乗効果が与えるから、さらに仕事が早く終えられるようになると思うよ。
