生活のヒント

サラリーマンのための定時退社術【資格の勉強や副業の時間を確保するために】

困った君
困った君
資格の勉強や副業に時間を使いたけれど、毎日残業ばかりで早く帰れなくて困ったな。
どこ
どこ
どこは、いままで「やらないことリスト」を作成して、仕事からムダを断捨離してきたよ。

特にムダな会議は率先して排除して来たんだけれど、他にも取り組んできたことがあるから、ご紹介するね。

どうしても仕方がないとき以外は定時退社を心がけて、自分の時間を確保するようにしてみてね。

 

1.「仕事の8割はムダ」と意識する

ここでお話しすることは、理想論ではあります。

実際に実行できるかは別ですが、心がけるだけで変わってくると思います。

 

定時退社のために一番必要なのは、自分の仕事に対する意識を変えることです。

「仕事の8割はムダ」だと考え、なるべくやらないようにする意識が大切でしょう。

 

どんなに仕事が速い人でも、ムダなことまでやっていたら、定時退社は難しいです。

どれだけムダなことを止められるかがポイントとなります。

 

ムダなことを止めるためには、『エッセンシャル思考』(グレッグ・マキューン著)という本を一読し、仕事に対する意識を変えるといいでしょう。

ムダなことを止めるために、意識を変える!

  1. 大事なものはめったにない
  2. 仕事の8割は大切ではない☜パレートの法則
  3. より少ない時間で、より良いパフォーマンスを残す
  4. なんでもできるが、全部はやらない
  5. 全て自分がやろうとしない
  6. 任された仕事は断ってもよい
  7. 仕事量が多いのは、自分が仕事ができるからではない

 

真面目な人は、「やるべきこと」を増やしてしまう傾向にあるでしょう。

完璧さを求めて、重要ではないことまでやってしまうでしょう。

また、責任感があるため、任された仕事を自分一人でやってしまったりします。

 

ですが、他の人がやった方が良くできたり、他の人に任せた方が早く終わることもあるでしょう。

単なる丸投げはよくありませんが、お願いするタイミングには気を付けて、他の人にできるだけ任せてしまいましょう。

 

また、実際はやらないですむ仕事もあるでしょう。

やるべきだと納得したときのみやることにし、やる必要がないと思う場合は、その理由を説明するといいでしょう。

 

他の人に任せられることはなるべく任せてしまい、何か仕事を任されたときは、本当にやる必要があるのか考えてみる必要があります。

本当に大切なことをやるようにすれば、自分だけではなく、会社にとってもプラスです。

  1. 定時退社に大切なのは、ムダを省く意識
  2. 仕事は取捨選択する
  3. 大切な仕事は2割だけ
  4. 大切な仕事だけをより良くこなす

 

 

2.会議はできるだけ出席しない

できる限り、会議は断って出席しません。

会議が仕事のムダの最たるもので、ムダな会議がなくなれば、残業が無くなる可能性が高いと思っています。

 

(1)ムダな会議なら断わる

ムダな会議の特徴を認識しておけば、断ってもいいかもと判断できるでしょう。

こんな会議は断ってもいいかも?

  1. 集まる価値があるのか分からない会議(メールの情報共有ですむかも?)
  2. 議題のない会議(何が決まったら終わりになるのか分からないと、長引く)
  3. 会議で決まったことが明確にならない会議(会議をする意味がない)

 

たとえば、定例会議などは、単に昔からやってきただけのことが多いので、やる意味があるのかを確かめます。

また、自分が出席する意味があると思えない会議は、出席しないといけないのか聞いてみて、自分の発言が求められるものだけ出席するようにします。

 

あとから結論とやるべきことをメールで共有してもらうだけですむことも多いのが、会議というものでしょう。

特に、話し好き、アドバイス好きの管理職がいる場合は、会議の回数も時間も膨張しがちなので、少しあからさまに会議を拒否しても良いかもしれません(ただし、機嫌を損ねないように注意)。

 

(2)会議を改善する

ムダではない会議でも、改善はしていきましょう。

時間の大幅な節約につながったり、やった甲斐がある効果の高いものになるでしょう。

改善して、効果的な会議にしましょう

  1. 最初に、何が決まれば会議が終わるのか明確にする
  2. 随時、何が決まったのか、決まったことを基に、誰が・いつまでに・何をするのか、認識のすり合わせをする
  3. 会議終了後に、議事録をメールで参加者に送る

 

結局何のための会議なのかが分からなくならないように、そしてダラダラと会議が進まないようにしましょう。

ホワイトボードに、会議の終了予定時刻、会議の議題(アジェンダ)は書いておきましょう。

そして、決まったことや、決まったことを基に、誰が・いつまでに・何をするのかを話し終えるたびにホワイトボードに追加していきましょう。

 

  1. ムダな会議は断って参加しない
  2. やるべき会議でも改善して、さらに効果の高いものにする
  1. どうしてもムダな会議に出席しなければならない場合、自分の仕事を内職する。
  2. ムダな会議の場合は、ムダな時間が多いので、同時並行も十分可能。

 

 

3.判断を後回しにしない

電話やメールで仕事の依頼があった時には、すぐに以下のどれかに振り分ける判断をします。

依頼は3つに振り分ける

  1. すぐ断る
  2. すぐ対応する
  3. やるべきことリストに入れる

 

(1)すぐ断る

断れるものは、どんどん断ってしまいます。

ここで何でも受け入れてしまうと、どんどん仕事が増えていきます。

とはいえ、むやみに断ればいいわけではなく、相手に説明ができる理由がある場合のみです。

 

(2)すぐ対応する

すぐにできそうなことであれば、すぐに対応してしまいます。

単にメールで返事をすればすむようなものであれば、返事をしてしまいます。

後回しにすると忘れてしまうかもしれませんし、思い出すのにもう一度メールを読み直すなど、時間がかかります。

 

(3)やるべきことリストに入れる

断れず、しかも、すぐに対応できなかったものだけを「やるべきことリスト」に入れます。

なるべく断るようにしていれば、「やるべきことリスト」に入るものは多くないはずです。

この「やるべきことリスト」は、具体的に行動に移せるよう、タスクに分解しておきます。

「やるべきことリスト」のポイント

  1. いつまでにやるのか期限を明確に
  2. 他の人が関わるかどうかを明確に(会議の設定などが必要か?)
  3. 必要な資料を明確に(どんなデータが必要か?)

 

  1. 依頼はすぐに3つに分け、判断を後回しにしない。
  2. 後から思い出す時間がもったいないし、忘れる可能性が高いため。

 

 

4.時間管理を徹底する

定時で退社すると決めたのでしたら、時間管理を徹底する必要があるでしょう。

朝出社したら、一日のスケジュールを作成することにするといいでしょう。

30分単位で「やるべきことのタスク」を書き込んでいきます。

 

スケジュール作成のポイント

  1. 優先度の高いタスクから終えられるようにする
  2. 頭を使う仕事は、なるべく午前中にすませてしまう
  3. ランチの後は眠いので、人と話すなど、眠くならない工夫をする
  4. 予定通りにいかなかったときのため、予備の時間を設ける
  5. 残業にならないよう、後回しにできそうなものは後日に回す

スケジュールに従って、30分単位で仕事の進捗を確かめます。

30分単位でタイマーを鳴らしてもいいですし、リマインダー機能でパソコン画面に時間が表示されるようにしてもいいですね。

 

30分ごとにやることを区切って時間を意識するのは、「ポモドーロ・テクニック」という有名な時間管理術です。

30分ではなくても、たとえば1時間でもいいのですが、ダラダラと時間が過ぎないようにするのがポイントです。

 

スケジュールを作ることで、以下のようなことが可能になる。

  1. その時間にやるべきタスクに集中できる
  2. 優先順位を考えて進められる
  3. 時間を意識できる

結果として、残業をせず、定時退社できるようになる。

 

 

以上、「サラリーマンのための定時退社術【資格の勉強や副業の時間を確保するために】」でした。

困った君
困った君
定時退社のために、すぐに取りかかるべきことが分かったよ。

これで残業が減って、資格の勉強や副業のための時間が確保できそうだよ。

どこ
どこ
やるべき仕事が終わらないのに定時で帰ろうとしたら評価は下がるけど、やらなくて差支えのない仕事はなくし、やるべき仕事に集中してより良くこなそうとすれば評価は上がるよ。

仕事は早く終わらせて、自分の人生を豊かにするような自己投資や副業などができれば、それは仕事にも良い相乗効果が与えるから、さらに仕事が早く終えられるようになると思うよ。

 

ABOUT ME
USCPAどこ
ワシントン州USCPA(米国公認会計士)。USCPAの立場から、USCPA試験とUSCPAのキャリアについて書いています。BIG4大手監査法人監査人→米国企業経理職@バンコク→グローバル企業連結決算担当。
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