ビジネス英語

ビジネス英語メールの極意ー信頼関係を築く効果的な書き方

ビジネスで英語メールを送っても、なかなか返事がもらえなかったり、依頼を無視されてしまう。それはなぜでしょうか?

どこは、現在、グローバル企業で連結決算と海外子会社管理を担当しています。

毎四半期の連結パッケージの提出依頼から、さまざまなデータ作成依頼、新しい会計基準への対応など、英語メールにて海外子会社とコミュニケーションを取っています。

色々な人とたくさんのメールをやり取りすることによりわかったのは、メールの書き方によって、相手の反応がかなり変わってくるということです。

「相手が動くかどうかは、メールの書き方しだい」ということです。

今までの経験から、メールを書いても自分の思うように相手が動いてくれないのは、相手と信頼関係が築けていないからだということがわかっています。

 

どこ
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どのようにビジネス英語メールを書けば、信頼関係を築けるのかについて見ていきましょう。



1.相手へ感謝を伝える

信頼関係を築くための基本となるのは、相手に感謝を伝えることです。

どこは、仕事関係の人にメールを送る際、必ず感謝の言葉を書きます。

具体的にやってもらったことに対しての感謝と、いつもやってくれていることに対しての感謝と、どちらも書きます。

感謝されると、相手は、あなたのためにもっと頑張ろうと思ってくれることでしょう。

相手へ感謝を伝える

  1. 具体的にやってもらったことに対しての感謝
  2. いつもやってくれていることに対しての感謝

(1)やってくれたことに感謝を伝える

やってくれたことに対して、以下のように感謝を伝えましょう。

  1. Thank you very much for your timely response. (タイムリーな返事を本当にありがとうございました。)
  2. We appreciate your clarifying the issues for us. (問題点をクリアにしていただき大変感謝しています。)
  3. It helped us resolve the issue quickly. (問題を早急に解決するうえで助かりました。)

(2)いつもの仕事ぶりに感謝を伝える

いつもやってくれていることに対して、以下のように感謝を伝えましょう。

  1. Thank you always for your timely support. (いつも、タイムリーなご協力をありがとうございます。)
  2. We always appreciate your very valuable input. (非常に貴重なインプットにいつも感謝しています。)

2.相手へ配慮を伝える

信頼関係を築くために忘れてはいけないのは、相手に配慮を伝えることです。

どこは、相手の状況を理解していることを示し、「無理を言ってごめんなさい」「忙しいのにありがとう」と相手の立場を配慮した言葉を添えます。

自分が配慮され、尊重されていると感じれば、相手は、あなたのお願いごとの優先順位を上げて対応しようという気持ちになってくれます。

相手へ配慮を伝える

  1. 依頼に対して配慮する
  2. ちょっとしたお詫びを言う
  3. つながりを作りやすくする

(1)依頼に対して配慮する

依頼に対して、以下のように配慮を伝えましょう。

  1. We apologize for the short notice, but ~ .(急なお願いで申し訳ないのですが、~。)
  2. We regret this last minute change, but ~. (ギリギリになっての変更で申し訳ないのですが、~。)
  3. We realize this is a lot to ask, but ~. (大変ご無理を申し上げますが、~。)

(2)ちょっとしたお詫びを言う

お詫びを言い、以下のように配慮を伝えましょう。

  1. I am sorry for this being so late. (こんなに遅くなって、すみません。)
  2. I am sorry I could not get back to you sooner. (もっと早くお返事ができず、すみません。)

(3)つながりを作りやすくする

つながりが作りやすいよう、以下のように配慮を伝えましょう。

  1. Please let me know if you have any questions. (ご質問がありましたら、いつでもお知らせください。)
  2. Should you have any concerns, please do not hesitate to contact us. (ご懸念がある場合は、遠慮なくご連絡ください。)
  3. Please feel free to contact me if you need any assistance from our side. (こちらの協力が必要であれば、遠慮なくお知らせください。)

3.自分のニーズをはっきりと伝える

信頼関係を損なわないために大事なのは、相手にお願いしたいこと、つまり自分のニーズをはっきりと伝えることです。

どこは、何がどんな理由でいつまでに必要であり、期限までに実行してもらえるとどうなのかを明示します。

そして、リマインドメールを送ったり、期限までに間に合わない場合は連絡をくれるよう頼むなど、「進捗管理」をします。

お願いをしても期日までに正確に実行されない場合、相手が悪いのではありません。

「お願いの重要性を伝えられなかった」か、「お願いを正確に伝えられなかった」か、はたまた、「お願いごとの進捗管理が甘かった」ということで、自分が悪いのです。

一方的に相手のせいにして信頼関係を損ないわないよう、相手がお願いを実行し終えるまでフォローし続けることも大切です。

自分のニーズをはっきり伝える

  1. 自分のニーズの重要性を伝える
  2. 注意点をリマインドする
  3. 相手の進捗管理をする

(1)自分のニーズの重要性を伝える

自分のニーズの重要性を伝えることで、以下のように自分のニーズをはっきり伝えましょう。

  1. We have to ask you to ~. (~をお願いせざるを得ません。)
  2. This is because ~. (これは、~という理由からです。)
  3. Your timely response will enable us to ~. (タイムリーにお返事をいただくことにより、私たちは~できます。)

(2)注意点をリマインドする

注意点をリマインドすることで、以下のように自分のニーズをはっきり伝えましょう。

  1. Please note that your are requested to ~. (~することが依頼されていることにご留意ください。)
  2. Please remember that you are required to ~. (~するよう指示されていることをご確認ください。)

(3)相手の進捗管理をする

相手の進捗管理をすることで、以下のように自分のニーズをはっきり伝えましょう。

  1. I am writing to remind you of the upcoming deadline for the following deliverable.(以下の提出物の提出期限がもうすぐきますので、メールを差し上げています。)
  2. Please kindly confirm that you are on schedule to meet the reporting deadline. (期限内の提出に向け、スケジュール通りに進んでいる旨の確認のご連絡をください。)
  3. Please contact us promptly should you foresee any problem meeting the deadline. (もしも期日に遅延の可能性がある場合は、早急にご連絡ください。)

 

実際に書いている文を例として全て書きたかったのですが、多すぎるので、参考文例として数文ずつ挙げました。

ちなみに、英語のビジネスメールを書く際は、アルクの「英辞郎 on the WEB Pro」を利用しています。

文例が豊富で検索しやすいので、文例を参考にして短時間で正確な英語のビジネスメールを書けますので、おすすめです。

 

以上、「ビジネス英語メールの極意ー信頼関係を築く効果的な書き方」でした。

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相手へ感謝配慮を伝え、自分のニーズを正確に伝えることにより、相手と信頼関係が築け、相手の気分を害することなく、こちらのお願いをきっちりと実行してもらえるようになります。

常にそれを念頭に置いて、相手を動かす効果的な英語メールを書き、仕事で結果を出していきましょう。


ABOUT ME
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ワシントン州USCPA(米国公認会計士)。USCPAの立場から、USCPA試験、USCPAのキャリア、USCPAの人生設計について書いています。BIG4大手監査法人監査人→米国企業経理職@バンコク→大手グローバル企業連結決算担当。
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