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ビジネス英語メールの効率的な書き方

ビジネス英語メールの効率的な書き方
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仕事で英文メールを書く際に、どのように書き進めれば効率的なのか、参考にしていただけるまとめをご用意しました。



1.ビジネス英語メールの全体像

ビジネス英語メールについて、基礎的な全体像を知っておきましょう。

 

(1)ビジネス英語メールの構成

まずは、ビジネス英語メールの構成を理解しましょう。

ビジネス英語メールの構成

  1. 件名
  2. 最初の呼びかけ
  3. オープニング
  4. 本題
  5. クロージング
  6. 最後の結び

このうち、「最初の呼びかけ」と「最後の結び」は、あらかじめ決めておくと、スムーズに書けるでしょう。

そして、「件名」「オープニング」「クロージング」も、あらかじめパターン化しておくと安心でしょう。

 

(2)ビジネス英語メールの例

ビジネス英語メールは、以下のように書くとよいでしょう。

ビジネス英語メールの例

件名:Request for supporting documents of sales transactions

最初の呼びかけ

Dear Tom,

オープニング

Thank you very much for your email.

 

本題

 

クロージング

Please let us know if you have any concerns.

最後の結び

Best regards,

Taro Yamada

 

2.ビジネス英語メールの効率的な書き方

ビジネス英語メールを効率的に書くためにはどうしたらよいのでしょうか。

それは、あらかじめ、自分の中でどのように書くのか決めておいたり、パターン化しておくことでしょう。

まず、「最初の呼びかけ」と「最後の結び」ですが、どのように書くのかあらかじめ決めておくと良いものになります。

 

(1)最初の呼びかけ

最初の呼びかけ」ですが、一番最初のメールでのやり取りでは、相手の苗字に男性なら「Mr.」、女性なら「Ms.」を付け、フォーマルにするのが無難です。

そして、その返事で相手が、こちらのファーストネームを使ってきたら、次はこちらもファーストネームにすると良いでしょう。

最初の呼びかけ

  1. Dear + 敬称 + 苗字:Dear Mr. Smith,
  2. Dear + ファーストネーム: Dear Tom,
  3. Hi + ファーストネーム: Hi Tom,
  4. ファーストネーム: Tom,
複数人に呼びかけるときは「Dear all,」、あて先が不明な場合は「To whom it may concern,」などが使われます。

 

(2)最後の結び

最後の結び」ですが、相手に合わせて毎回変えるのは大変なので、目上の人に使っても差し支えない結びを毎回使うようにすると、悩まないでしょう。

最後の結び

  1. Regards,
  2. Best regards,
  3. Kind regards,

そして、「件名」「オープニング」「クロージング」は、あらかじめパターン化しておくと良いものになります。

 

(3)件名

件名」ですが、以下のようにパターン化しておきます。

「件名」のパターン

  1. 依頼
  2. お礼
  3. お詫び
  4. お知らせ
  5. 質問

 

①依頼

  • Request for supporting documents of ○○(○○関連証憑ご提出のお願い)
  • Request to report the status of ○○(○○に関する状況のご報告のお願い)

②お礼

  • Thank you for your cooperation(ご協力に対する感謝)

③お詫び

  • Apology for delay in document submission (資料提出遅延のお詫び)

④お知らせ

  • Notification of change of email address(メールアドレス変更のお知らせ)

⑤質問

  • Inquiry about an error in invoice(請求書金額の不備に関する質問)

 

(4)オープニング

オープニング」ですが、以下のようにパターン化しておきます。

「オープニング」のパターン

  1. 挨拶
  2. お礼
  3. 対応
  4. 確認

 

①挨拶

  • I hope this email finds you well. (お元気でお過ごしのことと思います。)
  • It was nice speaking with you on the phone yesterday. (昨日はお電話でお話しできてうれしかったです。)

②お礼

  • Thank you very much for your email. (ご連絡ありがとうございます。)

③対応

  • I would like to answer the question about ○○. (○○についての質問のご回答をいたします。)

④確認

  • Please let me confirm if my understanding is correct. (理解が正しいか確認させてください。)

 

(5)クロージング

クロージング」ですが、以下のようにパターン化しておきます。

「クロージング」のパターン

  1. 挨拶
  2. 依頼
  3. 協力
  4. 対応

 

①挨拶

  • I look forward to seeing you again at the meeting. (またミーティングでお会いするのを楽しみにしています。)
  • お体にお気を付けください。(Please take care of yourself.)

②依頼

  • Please let us know if you have any concerns. (何か留意点がありましたら、お知らせください。)
  • Should you have any questions, please do not hesitate to contact us. (何かご質問がありましたら、遠慮なくご連絡ください。)

③協力

  • Thank you in advance for your continued support. (引き続きよろしくお願いします。)
  • We greatly appreciate your cooperation. (ご協力のほど、よろしくお願いします。)

④対応

  • Let me check and get back to you later. (後ほど、確認してご連絡します。)
  • I hope this answers your questions. (ご質問の答えになっていれば良いのですが。)

 

 

 

以上、「ビジネス英語メールの効率的な書き方」の書き方でした。

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ほかにも、USCPA(米国公認会計士)をメインとして、会計や英語に関する情報を発信しているので、参考にしてください。
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ワシントン州USCPA(米国公認会計士)。USCPAの立場から、USCPA試験とUSCPAのキャリアについて書いています。BIG4大手監査法人監査人→米国企業経理職@バンコク→グローバル企業連結決算担当。
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